Tiếng Anh cho nhập hàng: viết email, gọi video và chốt điều khoản với xưởng

Giả sử bạn muốn bán bình giữ nhiệt mang nhãn của riêng mình. Trên Alibaba bạn tìm được ba xưởng có mẫu ưng ý, và bạn gửi cho cả ba cùng một tin: "Hello dear, I want to buy water bottle, please send price." Ba xưởng đều trả lời bằng cùng một file catalogue. Không ai hỏi bạn cần bao nhiêu chiếc, in logo ra sao hay giao đi cảng nào, vì tin của bạn không cho họ chỗ nào để hỏi lại.

Nhiều lỗi khi nhập hàng bằng tiếng Anh nằm ở cách viết, chứ ít khi ở vốn từ. Người bán cần thấy bạn sẵn sàng mua, và tin của bạn phải đủ lịch sự để họ muốn dành thời gian trả lời riêng. Tiếng Anh là ngôn ngữ chung giữa người mua Việt Nam với xưởng ở Trung Quốc, Ấn Độ hay Thổ Nhĩ Kỳ, nên một bộ cụm cố định đi được khá xa.

Bài này viết cho chủ shop mới tự nhập hàng và nhân viên mua hàng ở doanh nghiệp nhỏ. Bạn sẽ có cấu trúc một email hỏi giá, từ vựng chia theo từng chặng của đơn hàng, năm điểm ngữ pháp, ba tình huống mẫu có dịch, cách luyện khi lịch bận, và phần hỏi đáp.

• Một email hỏi giá cần những gì
• Từ vựng theo từng chặng của đơn hàng
• Năm điểm ngữ pháp cho email và cuộc gọi
• Ba tình huống mẫu: RFQ, cuộc gọi chốt điều khoản, giao chậm
• Luyện thế nào khi lịch bận
• Câu hỏi thường gặp
• Bắt đầu từ đâu

Một email hỏi giá cần những gì

Trong ngành này email hỏi giá gọi là RFQ, viết tắt của request for quotation. Người bán xưởng thường là nhân viên kinh doanh nhận nhiều yêu cầu cùng lúc, nên họ trả lời kỹ những email cho họ đủ thông tin để báo giá mà không phải hỏi lại. Bảng dưới là những thứ nên có.

Nên đánh số các yêu cầu thành 1, 2, 3 khi có nhiều hơn hai ý. Email có đánh số dễ được trả lời đủ hơn một đoạn văn dài, vì người đọc chỉ cần đi từng dòng.

Hai câu hỏi đáng gửi ngay trong email đầu: bên bạn là factory hay trading company, và bên bạn có làm private label không. Câu trả lời cho biết bạn đang đàm phán với ai và có làm được nhãn riêng hay không, trước khi mất công thương lượng giá.

Từ vựng theo từng chặng của đơn hàng

Các bảng dưới dùng đủ các từ của bộ từ chơi ở cuối bài, cộng thêm vài từ bổ sung như proforma invoice và packing list. Câu ví dụ lấy từ email và cuộc gọi giữa người mua và xưởng sản xuất bình, cốc, đồ gia dụng. Riêng bảng chất lượng có ba dòng viết cho người nhập mỹ phẩm.

Chặng 1: tìm nguồn và hỏi hàng

Có một việc nhiều người bỏ qua ở chặng này: hỏi rõ factory hay trading company. Xưởng thường cho giá tốt hơn nhưng yêu cầu số lượng cao hơn, công ty thương mại gom nhiều xưởng nên linh hoạt ở lô nhỏ. Cả hai đều dùng được nếu bạn biết mình đang làm việc với bên nào.

Chặng 2: báo giá và đàm phán

Chữ haggle hơi suồng sã. Trong email nên viết "Is the price negotiable?" còn haggle hợp với chợ, nơi bạn mặc cả trực tiếp. Bạn sẽ nghe người bán dùng nó nhiều hơn là tự viết nó.

Chặng 3: thanh toán và chốt đơn

Với đơn đầu tiên, nhiều người mua nhỏ trả cọc rồi trả phần còn lại trước khi hàng rời xưởng. Hãy xem tên người nhận tiền có khớp với tên công ty bán hàng hay không, và hỏi sàn có cơ chế bảo vệ người mua nào trước khi chuyển khoản trực tiếp.

Chặng 4: mẫu, kiểm hàng và đóng gói

Ba dòng cuối viết cho người nhập mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng. Với nhóm hàng này khách hàng và cơ quan quản lý hay hỏi tới hạn sử dụng và thành phần, nên bạn nên xin sẵn giấy tờ từ nhà cung cấp.

Chặng 5: giao hàng và sau bán

Về điều kiện giao hàng như FOB, EXW hay CIF, bài tiếng Anh chuyên ngành logistics giải thích kỹ hơn. Với người nhập hàng, ý chính là điều kiện đó quyết định ai trả phí vận chuyển đến đâu, và ai chịu rủi ro khi hàng hỏng trên đường.

Năm điểm ngữ pháp cho email và cuộc gọi

Email và cuộc gọi nhập hàng dùng ít cấu trúc nhưng dùng đi dùng lại. Nắm chắc năm điểm này, bạn viết được phần lớn tin nhắn mà không phải nhờ ai sửa.

Nhờ lịch sự: could you, would it be possible

Mẫu câu: Could you + động từ nguyên mẫu? hoặc Would it be possible to + động từ? Cả hai nghe tự nhiên với người nước ngoài và dùng được từ email đầu đến lúc khiếu nại.

• Could you send me the price list for this model?
• Would it be possible to receive a sample before the order?
• Could you confirm the lead time by email?

Lỗi hay gặp ở người Việt: viết theo cấu trúc tiếng Việt như "Give me the price" hay "Send me sample". Tiếng Việt cho phép nói cụt nhờ các chữ như "giúp", "nhé", "ạ". Tiếng Anh cần please hoặc could để làm công việc đó.

Câu điều kiện để đàm phán

Mẫu câu: If + hiện tại đơn, could/can/will + động từ. Đây là cách chuẩn để đưa một đề nghị có điều kiện, hợp với đàm phán giá.

• If we order 1,000 pieces, could you lower the unit price?
• If you can ship by the end of the month, we will place the order today.
• If the sample is good, we can order every month.

Lỗi hay gặp: "If we will order 1,000 pieces". Sau if không dùng will cho hành động tương lai trong câu điều kiện này, dùng hiện tại đơn: If we order.

Hỏi tiến độ: present perfect và quá khứ đơn

Mẫu câu: Have you + quá khứ phân từ? khi hỏi một việc đã xong chưa, và quá khứ đơn khi nói rõ thời điểm.

• Have you finished production yet?
• We paid the deposit on Monday.
• Have you received the payment?

Lỗi hay gặp: "I have sent the money yesterday". Khi có mốc thời gian đã qua như yesterday hay on Monday, dùng quá khứ đơn: I sent the money yesterday. Present perfect dành cho lúc bạn không nêu mốc thời gian.

Bị động cho quy trình

Mẫu câu: be + quá khứ phân từ, dùng khi việc được làm quan trọng hơn người làm. Nhà cung cấp dùng nhiều khi mô tả quy trình.

• The goods will be shipped within seven days.
• Samples are free, but the shipping cost is paid by the buyer.
• Each bottle is tested before it is packed.

Lỗi hay gặp: "The factory will ship by your cost". Câu tự nhiên là "The shipping cost will be paid by us", hoặc đơn giản "We will pay the shipping cost".

Hỏi MOQ mà không cụt lủn

Mẫu câu: Could you tell me + mệnh đề (trật tự câu thường)? Khi nhúng câu hỏi vào một câu lịch sự, động từ không đảo lên trước chủ ngữ.

• Could you tell me what the minimum order is?
• Could you tell me when the goods will be ready?
• Do you know if this price includes shipping?

Lỗi hay gặp: "How many is the MOQ?" hoặc "What the MOQ is?" Hỏi trực tiếp thì nói "What is the MOQ?", hỏi gián tiếp thì nói "Could you tell me what the MOQ is?"

Ba tình huống mẫu: RFQ, cuộc gọi chốt điều khoản, giao chậm

Email RFQ cho bình giữ nhiệt nhãn riêng

Email này có đủ sáu thông tin trong bảng ở đầu bài và ba yêu cầu đánh số. Nó ngắn nhưng người đọc không phải hỏi lại.

Cuộc gọi video chốt điều khoản thanh toán và FOB

Sau khi thử mẫu, bạn gọi video để chốt điều kiện. Điểm đáng học là cách bạn nói điều kiện bằng câu if, rồi nhắc lại để chắc cả hai hiểu như nhau.

Giao chậm: hỏi ngày mới và đề nghị bồi thường

Khi hàng chậm, hãy hỏi một ngày cụ thể, xin mã vận đơn nếu đã gửi, và nêu đề nghị của bạn. Giữ giọng bình tĩnh vì bạn còn cần họ cho đơn sau.

Luyện thế nào khi lịch bận

Bắt đầu bằng việc chơi bộ từ nhập hàng trong Falling Stars hoặc Pop It. Chơi vài lượt cho đến khi bạn nhìn từ như quote hay lead time mà nói được nghĩa ngay, rồi quay lại bảng ở trên và đọc to từng câu ví dụ.

Bước tiếp theo là nghe tiếng Anh thật. Chọn một bài trong podcast tiếng Anh về kinh doanh nhỏ hoặc thương mại điện tử, nghe từng câu và chép lại, rồi so với transcript. Cách này lộ ra chỗ tai bạn nuốt mất âm cuối như "-ed" và "-s", đúng chỗ khiến "shipped" và "ship" khó phân biệt trên cuộc gọi. Nếu muốn một lộ trình, xem các khóa học, và dùng bài kiểm tra vốn từ để biết mình đang ở đâu. Khi cần thử sức với tiếng Anh công việc, đề thi thử TOEIC trên WELE có phần đọc email và phần nghe hội thoại nơi làm việc.

Về nguồn ngoài WELE: các sàn như Alibaba có phần hướng dẫn cho người mua, giải thích cách dùng thanh toán có bảo vệ và quy trình khiếu nại, đáng đọc trước khi đặt đơn đầu. Về điều kiện giao hàng, nên đọc phần giải thích của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) về bộ Incoterms hiện hành, vì quy tắc có thể được cập nhật. Một việc thực tế hơn là lưu lại ba bốn email mẫu của chính bạn và sửa dần, đừng viết lại từ đầu mỗi lần.

Nếu bạn cũng bán hàng online hoặc làm việc với vận chuyển, xem thêm tiếng Anh cho bán hàng online và tiếng Anh chuyên ngành logistics, hoặc toàn bộ tiếng Anh theo nghề và trang nhập hàng.

Câu hỏi thường gặp

Nhập hàng tiếng Anh là gì?

Người ta hay dùng sourcing hoặc to source, nghĩa là tìm nguồn hàng và nhà cung cấp. Khi nói về một lần mua cụ thể, dùng to buy, to order hoặc to purchase. Nhập khẩu hàng vào một nước là to import.

MOQ là gì và có xin giảm được không?

MOQ là minimum order quantity, số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp chịu nhận cho một đơn. Nhiều nơi cho đặt ít hơn nếu bạn chấp nhận giá cao hơn, hoặc nếu hàng có sẵn trong kho. Cách hỏi nhẹ nhàng là "Is it possible to start with a smaller first order?" và nói rõ đây là đơn thử.

Khác nhau giữa quote, quotation và price list?

Quote và quotation là cùng một thứ, một bảng giá dành riêng cho yêu cầu của bạn, thường có ngày hiệu lực. Price list là bảng giá chung cho mọi khách. Bạn nói số lượng và nơi giao thì người ta mới gửi được quote.

FOB, EXW, CIF khác nhau thế nào?

Đó là các điều kiện giao hàng, quyết định ai trả phí vận chuyển và ai chịu rủi ro ở từng đoạn. Với đơn nhỏ, nhiều người mua nhờ đơn vị vận chuyển lo từ cổng xưởng. Hãy hỏi đơn vị vận chuyển của bạn trước khi chốt giá, vì cùng một mức giá có thể gồm hoặc không gồm phần đường đi.

Dùng công cụ dịch để viết email được không?

Được, nhất là cho bản nháp. Hãy rà lại ba thứ: tên sản phẩm có khớp với catalogue không, số lượng và con số có giữ nguyên không, và câu nhờ vả có đủ lịch sự không. Công cụ dịch hay biến "giúp tôi" thành một câu mệnh lệnh cụt.

Bắt đầu từ đâu

Hôm nay bạn chỉ cần làm một việc: chơi một lượt bộ từ trong Falling Stars, rồi viết nháp một email RFQ cho món hàng bạn đang muốn nhập, với đủ sáu thông tin của bảng ở đầu bài.