Tiếng Anh cho freelancer: từ proposal đầu tiên đến lúc nhận tiền

Mười giờ tối, bạn mở điện thoại và thấy tin nhắn của khách đầu tiên ở Mỹ: Thanks for the proposal. Could you share your hourly rate and let me know if a first draft by Friday is realistic? Bạn hiểu từng chữ. Điều khó là trả lời thế nào để khách thấy bạn chắc tay, mà vẫn không hứa quá sức mình.

Với freelancer mới, lỗi hay gặp nhất nằm ở giọng câu hơn là ngữ pháp. Please give me feedback soon nghe như ra lệnh. I will try my best khiến khách không biết cuối cùng bạn có giao hay không. Những câu đó đúng ngữ pháp, nhưng khách sẽ đọc ra một ý khác với ý bạn định nói.

Bài này dành cho designer, lập trình viên và người viết nhận job nước ngoài, qua marketplace hoặc nhắn trực tiếp với khách nói tiếng Anh. Các bảng dưới đi theo một job từ lúc đọc bài đăng đến lúc tiền về tài khoản, kèm bốn mẫu câu và ba đoạn chat có dịch. Mình không nói về mức phí hay quy định của từng nền tảng, vì chúng thay đổi và mỗi nơi một khác. Bạn nên đọc trang hướng dẫn của nơi mình đang dùng.

• Viết cho khách nước ngoài: giọng nào là vừa đủ
• Từ vựng đi theo vòng đời của một job
• Bốn mẫu câu freelancer dùng mỗi ngày
• Ba đoạn chat: báo giá, lần sửa thứ ba, nhắc hóa đơn
• Luyện cho đến khi trả lời được trong năm phút
• Câu hỏi thường gặp
• Việc tiếp theo

Viết cho khách nước ngoài: giọng nào là vừa đủ

Khách nói tiếng Anh thường viết ngắn, gọi bạn bằng tên riêng ngay từ tin đầu và đi thẳng vào việc. Nhiều bạn mới vào nghề thấy vậy rồi viết lại bằng giọng thư xin việc: Dear Sir or Madam, I am writing to express my sincere interest... Câu đó không sai, nhưng trên một cuộc trò chuyện về logo hay landing page nó nghe như thư của người lạ. Cách an toàn là nhìn khách viết thế nào rồi viết dài ngang họ, lịch sự ngang họ.

Điều thứ hai là múi giờ. Việt Nam lệch khoảng 11 đến 12 tiếng với miền đông nước Mỹ tùy mùa, khoảng 6 đến 7 tiếng với Anh, và Sydney thì sớm hơn ta 3 đến 4 tiếng. Khách ở đâu sẽ quyết định bạn trả lời lúc nào và nói "trước thứ Sáu" theo giờ của ai. Một câu như Friday, 5 p.m. your time tránh được cả ngày hiểu nhầm, nên đáng thành thói quen.

Điều thứ ba là xác nhận bằng chữ. Sau mỗi cuộc gọi, một tin ngắn ghi lại giá, số lần sửa và ngày giao giúp cả hai bên. Khi sau này có chuyện cần nhắc lại, bạn có thứ để chỉ vào.

Từ vựng đi theo vòng đời của một job

Bốn mươi từ trong game nằm trong năm bảng dưới, xếp theo thứ tự bạn gặp chúng khi làm một job. Mỗi từ có một câu bạn có thể nói hoặc viết cho khách gần như nguyên văn, và bản dịch tiếng Việt đi kèm.

Tìm job và gửi proposal

Giá, đàm phán và hợp đồng

Phạm vi, mốc và thời hạn

Làm bài, sửa bài, bàn giao

Hóa đơn, thanh toán và đánh giá

Ba từ dễ gây nhầm. Feedback là nhận xét của khách về bản làm, còn review là đánh giá khách để lại trên hồ sơ của bạn sau khi xong job. Revision là lần bạn sửa theo nhận xét đó, và hợp đồng thường ghi rõ có mấy lần. Trộn ba từ này trong một tin nhắn là cách nhanh nhất để khách hiểu sai chuyện đang nói.

Bốn mẫu câu freelancer dùng mỗi ngày

1. Could you... và Would you mind...: nhờ mà không ra lệnh

Hầu hết yêu cầu gửi khách đều đi qua mẫu này: Could you + động từ nguyên mẫu hoặc Would you mind + V-ing. Từ please đứng một mình không đủ làm câu mềm đi, vì Please send the feedback vẫn là mệnh lệnh.

• Could you send me the logo in vector format? (Anh gửi mình logo ở dạng vector được không?)
• Would you mind checking the second version before we continue? (Anh xem giúp phiên bản thứ hai trước khi mình làm tiếp được không?)
• Could you let me know by Thursday? (Anh cho mình biết trước thứ Năm được không?)

Lỗi hay gặp của người Việt: dịch từ "gửi cho mình đi" thành Send me the files, hoặc thêm quickly cho có sức ép: Can you quickly check? Khách ở các nước nói tiếng Anh thường nghe chữ quickly như một lời thúc giục.

2. Present perfect và past simple: việc đã gửi, việc chưa nhận

Present perfect (have/has + V3) nói về kết quả tới lúc này, nên hợp với tin kiểu cập nhật. Khi có mốc thời gian cụ thể, dùng past simple.

• I've attached the invoice. (Mình đã đính kèm hóa đơn.)
• Have you had a chance to look at the draft? (Anh đã có dịp xem bản nháp chưa?)
• I sent the files on Monday. (Mình đã gửi file hôm thứ Hai.)

Lỗi hay gặp: I already send hoặc I have sent it yesterday. Câu thứ hai trộn hai thì, vì có yesterday nên phải viết I sent it yesterday.

3. Hứa vừa sức: should be able to, aim to, can't promise

Khách đọc lời hứa của bạn như một cam kết. Vì vậy, khi chưa chắc, hãy dùng các cách nói giảm: I should be able to..., I'll aim to..., I can't promise, but... Khi đã chắc, nói thẳng: I will send it on Wednesday.

• I should be able to send the first draft by Wednesday. (Mình có thể gửi bản nháp đầu trước thứ Tư.)
• I'll aim to finish the homepage first. (Mình sẽ cố xong trang chủ trước.)
• I can't promise Friday, but I'll tell you on Wednesday if it slips. (Mình chưa dám hứa thứ Sáu, nhưng thứ Tư mình sẽ báo nếu trễ.)

Cụm I will try my best thường làm khách lo, vì nó nghe như bạn tự nhận mình có thể không làm được. Thay bằng một ngày cụ thể và một điều kiện cụ thể sẽ làm khách yên tâm hơn.

4. If..., it would...: báo giá cho phần ngoài phạm vi

Khi khách thêm việc, bạn nối điều kiện với giá thay vì từ chối thẳng: If you'd like X, it would be an extra Y. Mẫu này giữ cuộc trò chuyện ở chuyện công việc.

• If you'd like a third logo option, it would be an extra fee. (Nếu anh muốn thêm phương án logo thứ ba, mình sẽ tính thêm phí.)
• That would be outside the scope, but I can send a separate quote. (Phần đó nằm ngoài phạm vi, nhưng mình có thể gửi báo giá riêng.)
• If we add the blog page, the deadline would move to the 20th. (Nếu thêm trang blog, hạn chót sẽ dời sang ngày 20.)

Lỗi hay gặp: If you want, you pay more. Câu đúng ý nhưng nghe như một lời đe dọa. Hãy dùng would để nói về khả năng, và nêu rõ điều gì đổi theo.

Ba đoạn chat: báo giá, lần sửa thứ ba, nhắc hóa đơn

Chốt giá và cọc với khách ở Toronto

Lần sửa thứ ba thực ra là việc mới

Nhắc hóa đơn hai lần, lần đầu nhẹ, lần hai rõ ràng

Hai tin này khác nhau ở chỗ lần đầu giả định khách chỉ quên, còn lần hai nêu ngày cụ thể. Cả hai vẫn viết như một đồng nghiệp, và đó là điều đáng giữ trong mọi tin nhắc tiền.

Luyện cho đến khi trả lời được trong năm phút

Bắt đầu bằng bộ từ. Chơi Falling Stars với bộ từ freelancer trước, sau đó chuyển sang Pop It để chạm các từ dễ nhầm như feedback, review và revision. Mỗi lần chơi ngắn nhưng đều, vì mục tiêu là nhìn thấy từ là biết nghĩa.

Sau bộ từ, tập nghe cách người bản xứ nói về công việc. Trong podcast của WELE, hãy chọn một tập nói về công việc hoặc kinh doanh và chép lại một đoạn ngắn. Việc chép từng câu cho thấy những chỗ bạn nghe mà không thật sự hiểu, nhất là các cụm nối như I'll get back to you. Nếu muốn biết mình đang ở đâu, hãy làm bài kiểm tra từ vựng, và nếu cần học theo lộ trình thì xem các khóa học.

Có một cách luyện miễn phí rất hiệu quả: gom tin nhắn thật của khách vào một tài liệu và tô các cụm lặp lại. Sau vài job, bạn sẽ có thư viện mẫu câu riêng. Từ điển Cambridge là nơi tốt để kiểm tra một cụm có tự nhiên không, vì nó cho ví dụ và cách kết hợp từ. Nếu bạn cần chứng chỉ để làm việc dài hạn với công ty nước ngoài, hãy thử bài thi thử IELTS hoặc TOEIC.

Nếu bạn làm IT hoặc làm nội dung, các bài cùng loạt có thêm từ riêng của nghề: tiếng Anh chuyên ngành IT và tiếng Anh cho người làm content. Toàn bộ các nghề có ở trang tổng hợp theo nghề, và bộ từ freelancer nằm ở trang riêng.

Câu hỏi thường gặp

Cần trình độ tiếng Anh nào để nhận job nước ngoài?

Không có một ngưỡng chung. Với job viết chat và email, người học ở mức khoảng B1 trở lên thường đủ để hiểu brief và trả lời rõ ràng, miễn là bạn chuẩn bị sẵn mẫu câu cho các tình huống lặp lại. Job cần họp video thường xuyên đòi hỏi nghe tốt hơn, nên hãy hỏi trước xem khách có cần gọi hay chỉ nhắn tin.

Proposal nên dài hay ngắn?

Ngắn, nhưng phải trả lời đúng điều khách hỏi. Nhiều khách đọc hàng chục proposal một lúc, nên đoạn đầu cần cho thấy bạn đã đọc kỹ bài đăng: nhắc một chi tiết cụ thể của dự án, nêu bạn sẽ làm gì, mất bao lâu, rồi gắn một hoặc hai mẫu portfolio phù hợp. Giá có thể để ở cuối hoặc hỏi lại sau khi rõ phạm vi.

Nên tính theo giờ hay trọn gói?

Trọn gói hợp với việc có phạm vi rõ, như một logo hay một trang web nhỏ. Tính theo giờ hợp với việc sửa lặt vặt hoặc dự án chưa rõ hình dạng, nhưng khách thường muốn xem bảng giờ làm. Với việc mới, nhiều freelancer chọn trọn gói kèm giới hạn số lần sửa để tránh cuộc tranh luận về thời gian.

Nhắc khách thanh toán thế nào để không mất lòng?

Bắt đầu bằng giả định khách quên, đính kèm lại hóa đơn và hỏi ngày cụ thể. Nếu vẫn im lặng, viết tin thứ hai nêu rõ hóa đơn đã quá hạn bao lâu và bạn cần xác nhận ngày nào. Giữ giọng bình thường trong cả hai tin, vì khách có thể là người bạn muốn làm việc tiếp.

Có nên xin lỗi vì tiếng Anh của mình chưa tốt không?

Một câu ngắn lúc đầu thì ổn, ví dụ English isn't my first language, so please tell me if anything is unclear. Lặp lại lời xin lỗi trong mỗi tin sẽ làm khách mất tin. Thay vào đó, hãy xác nhận lại các điều quan trọng bằng chữ, như giá, hạn chót và số lần sửa.

Việc tiếp theo

Chọn một tin nhắn thật hoặc một job bạn đã làm, thử viết lại câu trả lời bằng bốn mẫu câu ở trên, rồi chơi lại bộ từ để các cụm đó trở thành phản xạ. Bắt đầu với bộ từ freelancer.